Agilität bei der Arbeit nutzen und leben — so gelingt es!

Mein Herz für die Agilität schlägt schon unglaublich lang. Ursprünglich habe ich Diplom-Mathematik mit Nebenfach Informatik studiert. An der Uni in Stuttgart. Ja, ich bin Schwäbin, also offen, herzlich und trotzdem überlebensfähig in der Hansestadt Hamburg. Mein Akzent kommt nur ganz selten mal raus.

Susanne Reppin
Für Agilität und New Work schlägt mein Herz

Ich habe viele Jahre im Projektmanagement gearbeitet, mit großen Teams, Wasserfall-Prinzip, verschiedene Branchen. Ich rannte vor Wände, kam über Hindernisse nicht hinüber, meine Ideen wurden teils von oben abgeschmettert, bevor ich ausformuliert hatte. Als die Agilität als Thema aufkam wusste ich deshalb, dass sie genau das ist, was ich beruflich verfolgen möchte. Teilweise habe ich Agilität sogar schon vorher angewandt, bin aber, wie gesagt, nur gegen Mauern gerannt.

Ohne Agilität und New Work möchte ich nicht mehr arbeiten. Und ich glaube, das ginge ganz vielen Menschen so, wenn sie es erst einmal kennengelernt haben. Außerdem bin ich überzeugt, dass Unternehmen es für die Zukunft benötigen. Denn wir Menschen ändern uns, die Wirtschaft ebenfalls. Momentan sogar viel schneller, als Unternehmen Schritt halten können. Die Geschwindigkeit und Fülle, mit der Änderungen heutzutage eintreten, werden künftig nicht mehr anders zu bewältigen sein. Die notwendigen Tools bietet aus heutiger Sicht nur die Kombination aus New Work und Agilität.

Was Agilität für mich besonders macht

Bekloppterweise versuche ich ja immer, mich selbst ersetzlich zu machen. Wie oft haben sich Teams bei mir schon Unterstützung geholt. Und standen dann auf eigenen, agilen Beinen. Wenn sie das ganze Thema verinnerlicht haben und anwenden, ist es tatsächlich fast, als wenn ein Kind laufen lernt. Plötzlich arbeiten sie agil. Leben New Work. Was mich dann erreicht ist eine Mischung aus Dankbarkeit fürs Augenöffnen und fürs An-die-Hand-Nehmen. Einfach schön.

Manchmal, wenn ich aus einem Team wieder herausgehe, fließen sogar richtige Tränen. Also vor Glück und vor Freude, dass ich weg bin, natürlich. 😉

Agilität als Grafik
So wird man zum „Agile Hero“

theBold4 — das Konzentrat unserer jahrelangen Übung

Vier intensive Stunden. Mit Themen rund um die Agilität. Und New Work. Nah an der Praxis. Das klingt nicht nur nach handfestem Werkzeug, das ist es auch. Als Agile Coach der Ministry Group schule ich unsere Mitarbeiter regelmäßig in unserer New Work-Kultur — mit allem, was dazugehört. Irgendwann dachten wir uns: Warum tragen wir unser Know-How, das wir über mehrere Jahre angehäuft haben, nicht auch nach draußen? Gute Nachricht: Das tun wir jetzt.

New Work, Agile, Kanban. Alles Worte, die seit einiger Zeit im Umlauf sind, viele nutzen sie, wenige wissen genau, worum es geht. Was aber feststehen dürfte: Diese drei Begrifflichkeiten sind nicht nur Worthülsen, die gern benutzt werden, um fortschrittliche Arbeitskultur auf dem Papier darzustellen. Da steckt eine Menge hinter. Klar, Theorie, aber umso mehr Praxis. Um eine agile New Work-Kultur im Unternehmen am Leben zu erhalten, bedarf es einer Menge Arbeit und Willen. Den Grundstein dafür kann, muss man aber nicht allein legen. Wie gesagt: Wir teilen unser Wissen gern.

Wir bieten bisher vier visualisierungs-starke Workshops rund um diese Themen an: Bildsprache für die Arbeit, agiles Kanban für Teams, personal Kanban und Retrospektiven. Zu diesen Workshops kommen häufig externe sowie unsere eigenen Mitarbeiter, was den Austausch von Erfahrungswerten umso lebhafter gestaltet.

Woraus besteht ein Agile-Workshop?

Zu allen Themen gibt es eine 20-minütige Kurzeinführung, damit das Thema schon mal grob beleuchtet wird. Bei „Bildsprache für die Arbeit“ malen wir von der ersten Sekunde an. Visualisierung ist hier nicht nur das Ziel, sondern auch der Inhalt des Workshops.

Danach ist es wirklich ein Ausprobieren. Wir machen Kanban. Wir packen an. Wenn ein Team kommt, soll es zu Hause oder in der Firma schon etwas in der Hand haben. Wir erarbeiten ein Konzept, probieren es aus und jeder kann es mitnehmen.

Welche Leute sprechen wir an?

Es kommen aus den verschiedensten Branchen unterschiedlichste Menschen hier zu uns — natürlich in den schönsten Konferenzraum. Wir arbeiten in einer inspirierenden Atmosphäre direkt in der Speicherstadt am Nikolaifleet. Bänker, Selbstständige, renommierte Coaches bis hin zu Studenten haben schon teilgenommen.

New Work und Agilität leben!
So sieht ein Bildsprache-Workshop aus. Nur auf den ersten Blick fehlt die Ordnung. Das Ergebnis überzeugt.

Bildsprache für die Arbeit:

Ich habe immer schon wahnsinnig gern gemalt, dachte aber immer, ich könnte das gar nicht. Früher habe ich meine “Werke” deshalb sogar versteckt und nicht aufgehängt. Eine Freundin von mir, Britta Ullrich, hat sich aber irgendwann viel mit Bildsprache beschäftigt — und ich habe schließlich einfach mitgemacht. Zu zweit haben wir dann alles Mögliche ausprobiert, unsere Büros wurden immer bunter. Hauptsächlich, weil andere Kollegen irgendwann auch den Stift geschwungen haben.

Heute nutze ich Bildsprache fast überall. Für die Kommunikation, wenn es komplexe Zusammenhänge gibt, die wir besprechen müssen. Oder um Ergebnisse festzuhalten. Das Schöne ist auch, dass es Menschen gibt, die sagen, dass ich tatsächlich malen und zeichnen kann. Gut fürs eigene Ego. Aber eigentlich ist es auch egal, denn es macht mir und anderen Spaß — und hilft enorm weiter.

Es gibt natürlich auch wissenschaftliche Gründe, warum Bildsprache so sinnvoll ist. Wenn Bild und Sprache vereint werden, sind beide Gehirnhälften aktiv, es macht kreativer, wacher und der Kopf kann sich Dinge besser merken. Es ist ganz einfach: Erst die Grundtechniken lernen, dann ein bisschen Papier und Farbe herauskramen und los. Ich finde, jedes Bild ist besser als keins.

Agiles Kanban für Teams:

Ihr seid ein Team? Ihr wollt besser und mehr zusammen arbeiten und selbstverantwortlich Entscheidungen treffen? Oder bist du ein Teamleiter und willst dich um andere Sachen kümmern als nur Aufgaben zu verteilen und alles zu planen?

Abhilfe kann unser agiles Kanban liefern. Ich habe da ein Starterpaket zusammengestellt, das sich bewährt hat. Egal ob Kundenservices oder IT: Es handelt sich um eine Kombination aus Methode, Werkzeug und Wertevermittlung. Mit dieser Kombi können Teams selbstständig planen, organisieren und visualisieren.

Denn jeder erkennt mit dem agilen Kanban schnell: Was ist geplant, was noch nicht, was haben wir heute auf dem Zettel, was ist begonnen, was ist fertig? Es sollte ruhig mal gefeiert werden, wenn etwas abgehakt ist. Es geht ja um den (Arbeits-)Flow, den man damit verstärkt.

Übrigens: Wenn man Termine oder Aufgaben vergessen hat, kann man sie dazwischenschieben, gar kein Problem. Der größte Vorteil ist aber, dass Aufgaben effizient und schnell nach Interessen verteilt werden können. Da alles auf dem Kanban-Board aufgeschrieben ist, nimmt sich jeder einfach eines heraus. Manche bauen das Brett aus Lego, andere nutzen ganz simpel ein Whiteboard. Auch bei der Gestaltung ist also Kreativität möglich.

Läuft erstmal alles glatt, läuft die Kooperation gleich viel besser, da Prozesse visualisiert werden. Das “Drüber-Reden” fällt kürzer aus, denn jeder sieht, wo es hakt. Wichtige Informationen stehen früher zur Verfügung. Alles wird entspannter, vor allem der Alltag. Womöglich kommen auch mehr Ideen „outside the box“ zustande, wie man so schön sagt. Bei uns war es beispielsweise diese hier: klick!

Sieht vielleicht nicht nach viel aus — kann aber das gesamte Arbeitsleben inklusive Agilität auf den Kopf stellen: Das Kanban-Board.
Sieht vielleicht nicht nach viel aus — kann aber das gesamte Arbeitsleben positiv auf den Kopf stellen: Das Kanban-Board.

Personal Kanban:

Ich wäre ja total aufgeschmissen ohne mein eigenes Kanban. Ich nutze es mit Leib und Seele — einen Kalender habe und benötige ich nicht mehr. Die To-Do-Liste von früher habe ich satt. Abhaken, durchstreichen, umsortieren. Und obwohl Aufgaben erledigt werden, blieb gefühlt immer gleich viel Arbeit liegen. Mit einem persönlichen, kleinen Kanban-Brett ist das anders: Es wird eine Aufgabe nach der anderen erledigt. Im Kopf bleibt mehr Platz für die eigentliche Arbeit. Das macht mich ruhiger und entspannter. Und es macht Spaß.

Retrospektiven:

Möchte ein Team oder ein Unternehmen agil sein, merkt es schnell, dass Retrospektiven ein sinnvolles Tool zur Verwirklichung sind. Diese sind nämlich ein Raum für Reflektion und Weiterentwicklung. Zu Beginn ist jedoch nicht jedem klar, wie man das Ganze angehen soll und worauf es ankommt.

Deshalb habe ich diesen Workshop entwickelt, der nicht nur Retrospektiven erklärt und nützliche Tipps an die Hand gibt. Er vermittelt auch Ansätze für eine individuelle Gestaltung, sodass jeder sein eigenes System perfektionieren kann.

Was genau ist eine Retrospektive?

Sie ist ein zeitlicher Raum, in dem sich ein Team trifft und über sich selber redet. Um sich für die Zukunft etwas vorzunehmen. Alles ist erlaubt. Wie gehts uns miteinander? Welche Werkzeuge nutzen wir? Was sind unsere Projekten und Ziele? Alle zwei Wochen sollte so etwas für Teams stattfinden. Gerade, weil es keine Themenvorgabe geben sollte, muss eine Retrospektive immer moderiert sein.

Interesse geweckt? Hier geht es zu unseren Workshops!

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